La cantidad de mensajes que se acumulan en los buzones de correo electrónico dan lugar a diversas estrategias, desde optimizar la lectura y el acceso a los contenidos hasta el uso de aplicaciones y servicios que limitan las notificaciones

Aunque desde hace años se viene vaticinando sobre la posible desaparición del correo electrónico, lo cierto es que sigue vigente, aunque se utiliza cada vez menos. De hecho, según datos de la consultora Excelacom, mientras en 2016 se enviaron en todo el mundo unos 150 millones de correos electrónicos, la cifra ascendería a 156 millones a fines de este año. En este sentido, muchos jóvenes debutan como usuarios de e-mail cuando obtienen su primer trabajo. Y es que justamente aquí está el quid de la cuestión: esta herramienta está quedando cada vez más relegada al uso laboral, aunque con consecuencias colaterales cada vez más marcadas entre la fuerza de trabajo. Como prueba de esto, un estudio de la Universidad Loughborough, en Reino Unido, reveló que una persona revisa, en promedio, su e-mail cada cinco minutos. Además, demora unos 64 segundos para reanudar la tarea anterior, luego de haber terminado la gestión con su casilla.

A este estudio se suman muchos otros que llegan a la misma conclusión: el correo electrónico resulta improductivo porque distrae a sus usuarios de las tareas en las cuales están enfocados; y estresa, ya que es considerado por muchos como una fuente de presión. Esta realidad no solo se evidencia dentro del ámbito académico sino que las organizaciones y la propia fuerza de trabajo lo percibe, motivo por el cual muchas personas están apelando a nuevas herramientas de comunicación para minimizar la cantidad de emails recibidos.

Ejemplos concretos

Acadeu es una firma argentina especializada en la mejora de la gestión y la comunicación de los centros educativos a través de soluciones digitales, ya que la tendencia mundial es que este tipo de instituciones minimice el uso de notificaciones a través del papel y, en este proceso se comunican con los padres o tutores de los alumnos a través de distintos canales online. Norberto Yoan, CEO de este emprendimiento, observa dos detalles con respecto al uso del correo electrónico: “Por un lado, los colegios están tratando de disminuir la cantidad de envíos porque en muchos casos los e-mails van a parar a la bandeja de spam. Por lo otro lado, los padres nos comentan que no les gusta que su casilla se mezclen los correos laborales con la información de su hijo, por eso prefieren tener condensada toda la información sobre los pequeños en un solo lugar”.

En sintonía con esta tendencia, en los años de historia que tiene Acadeu, Yoan nota que los padres tienden a ingresar cada vez más a la plataforma online de manera proactiva con un nombre de usuario y contraseña al tiempo que desactivan la opción de recibir notificaciones vía correo electrónico. Dada esta situación, el emprendimiento acaba de lanzar su aplicación móvil para que los adultos puedan ingresar a la plataforma desde su smartphone y solo envían notificaciones push en casos muy puntuales, para evitar generar un aluvión de mensajes.

“Si bien en las organizaciones el e-mail está vigente, perdió espontaneidad, ya que para lo urgente se está apelando al uso de otras herramientas. De hecho, hay ejecutivos que chequean su correo dos o tres al día, algo que no sucedía hace unos años. En tanto, está creciendo el uso de aplicaciones móviles para optimizar el trabajo colaborativo como Slack y Podio, que permiten una comunicación más fluida ordenada por proyectos o temáticas”, explica María Celeste Garrós, directora regional del sur de América Latina de Citrix, una firma que ofrece productos vinculados al espacio de trabajo como servicio y que entrega de aplicaciones, virtualización, movilidad y soluciones de intercambio de archivos, entre otros.

Herramientas para disminuir el aluvión de emails

Como primer paso, para determinar en qué medida uno se distrae en el puesto de trabajo se puede apelar a Rescue Time. Se trata de una herramienta online que cuantifica lo que el usuario hace en la computadora para que pueda conocer cómo distribuye su tiempo a cada acción, entre ellas, chequear el buzón de correo electrónico.

Si el objetivo de minimizar la cantidad de e-mails que se reciben a diario para ser más productivos, hay que tomarse el trabajo de revisar el buzón y dar de baja las suscripciones a newsletters y avisos publicitarios. Para facilitar este tipo de tareas existe una herramienta sin costo como Unroll.me, que sirve para desuscribirse de forma rápida y simultánea a varios servicios que se contactan mediante un mensaje de correo electrónico. Sin embargo, vale aclarar que esta compañía estuvo bajo la lupa tras ser acusada de vender datos sobre el comportamiento de consumo de sus usuarios a otras compañías.

Mientras las organizaciones más grandes está apelando a redes sociales empresariales para que la comunicación sea más fluida, las más chicas pueden usar soluciones de videoconferencia para reemplazar las largas e interminables cadenas de e-mails que tanto fastidio producen. De igual manera, y siguiendo a la ejecutiva de Citrix, hay muchísimas opciones de aplicaciones móviles disponibles en las tiendas de aplicaciones de Apple y Google, a las que se suman Trello, Asana, entre otras, que sirven para gestionar equipos por bajo costo y de manera ágil, eliminando, por cierto, las largas y tediosas cadenas de e-mails.

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